POLITIQUE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Introduction

La présente politique de protection des renseignements personnels énonce les principes et lignes directrices de protection des données personnelles lorsque le salon vous propose un service. Nous avons préparé cette politique pour vous, conformément à nos engagements envers l’exactitude et la confidentialité des renseignements personnels obtenus lors de votre visite et hébergés par nous. Par souci de clarté, les termes « nous », « à nous », « notre » et « la/le/les nôtre(s) » font référence à Regis Holdings (Canada) Ltd., First Choice Haircutters Ltd., Magicuts Ltd. et leurs filiales ou leurs franchises de salons au Canada.

Qu’appelle-t-on renseignements personnels ?

Nous entendons par « renseignements personnels » toutes les informations enregistrées sous toute forme, concernant une personne spécifique, ou une personne dont l’identité peut être déduite ou connue grâce à ces renseignements personnels, autres que les informations publiques liées au travail (i.e. nom, titre, adresse d’affaires). Cette politique ne s’applique pas aux données agrégées, quand l’identité d’une personne ne peut pas être déterminée. Nous nous réservons le droit d’utiliser des données agrégées sous toute forme qui nous semble appropriée.

Pourquoi recueillir des renseignements personnels ?

Il est possible que nous utilisions les renseignements personnels donnés verbalement ou à l’écrit (y compris au travers des media électroniques) par des client(e)s potentiel(le)s ou existant(e)s, franchisé(e)s et autres tiers, afin de :

(a) gérer nos relations avec les consommateurs(-trices), les client(e)s, les franchisé(e)s et autres tiers ;
(b) satisfaire aux exigences opérationnelles, juridiques et règlementaires ; 
(c) examiner les demandes de franchise et déterminer la durabilité des opportunités de franchise ;
(d) dispenser une formation continue, des informations pertinentes et des conseils aux franchisé(e)s ;
(e) offrir une formation continue et des ateliers de travail aux employé(e)s des franchisé(e)s dans leurs salons ;
(f) aider les franchisé(e)s à mettre sur pied un salon et le gérer ; et enfin,
(g) utiliser ces données à d’autres fins conformément aux raisons évoquées ci-dessus.

Il est possible que nous ayons recours aux renseignements personnels donnés par les consommateurs(-trices) et les client(e)s lorsque nous étudions la situation opérationnelle d’un salon. Si tel est le cas, nous y accédons afin de :

(a) tenir un registre des rendez-vous client(e)s ;

(b) prodiguer les soins capillaires et esthétiques appropriés aux consommateurs(-trices) et client(e)s ;
(c) entretenir nos relations suivies avec les consommateurs(-trices), les client(e)s, et autres tiers ;
(d) effectuer des campagnes de marketing et des études de recherche, y compris (i) vous contacter pour participer à des enquêtes, (ii) vous envoyer des informations au sujet d’événements parrainés, de promotions et de concours (les tirages au sort, par exemple), ou (ii) vous communiquer des renseignements sur des produits ou services qui peuvent vous intéresser.
(e) satisfaire aux exigences juridiques et règlementaires ; et enfin,
(f) utiliser ces données à d’autres fins, conformément aux raisons évoquées ci-dessus.
Nos activités s’exercent au travers des marques de salons suivantes : First Choice Haircutters, Regis Salons, Magicuts, Supercuts, BoRics, HairMasters, Mastercuts, SmartStyle.

Les renseignements personnels que nous demandons dépendront des services que vous souhaitez obtenir ou des promotions auxquelles vous voudrez participer.

Quand diffusons-nous vos renseignements personnels ?

os renseignements personnels peuvent être communiqués à certaines personnes ou organisations :

a) nos conseillers, nos partenaires d’affaires ou nos prestataires de service ;
b) notre personnel interne ou nos tiers impliqués, maintenant ou dans le futur, dans les opérations suivantes : (i) un transfert d’un de nos actifs ou de l’ensemble de nos actifs, de secteurs d’activités de notre compagnie ou d’une franchise (ii) le maintien, l’examination et le développement de nos systèmes, nos procédures et nos infrastructures, y compris le contrôle qualité ou la mise à jour des systèmes informatiques ; ou encore (iii) une réorganisation sociale interne.

Il se peut que nous communiquions vos renseignements personnels à notre société mère, Regis Corporation, à ses filiales et affiliés, afin d’appliquer les mesures et les dispositions décrites dans cette politique.

Dans le cas où des renseignements personnels sensibles nous sont communiqués, nous ne les diffuserons pas, à moins que ce ne soit exigé pour fournir des services à un(e) consommateur(-trice), un(e) client(e) ou un(e) franchisé(e).

Lorsque nous diffusons des renseignements personnels à nos partenaires d’affaires, nous exigeons que ces partenaires utilisent ces informations à des fins exclusivement commerciales, en accord avec nos contrats avec ledit partenaire ; nous demandons aussi à ce que les mesures de protection soient appropriées pour les renseignements personnels.

Lorsque nous communiquons les renseignements personnels aux organisations qui fournissent des services en notre nom, nous exigeons que ces prestataires de services recourent à ces informations uniquement pour nous fournir des services, que ce soit à nos client(e)s existant(e)s ou potentiel(le)s, nos franchisé(e)s ou à tout autre personne concernée ; nous demandons à ce que les mesures de protection couvrent ces renseignements personnels.

S’il est question d’une fusion, d’une acquisition ou d’une vente d’actifs de notre compagnie, ou de secteurs d’activités, ou encore de changement de propriétaire pour tout ou une partie de notre compagnie, les renseignements personnels ne seront transférés vers une autre organisation que si les parties intéressées ont signé un accord qui précise le recueillement, l’utilisation et la diffusion des données ; ces informations sont limitées à la transaction d’affaires en cours, y compris l’intention de procéder au contrat ou d’y renoncer. L’utilisation de ces renseignements par les parties intéressées est limitée au déroulement et au terme de la transaction.

Notez que dans certaines circonstances, l’utilisation et/ou la diffusion des renseignements personnels peuvent être justifiées, permises, ou requises lorsque nous sommes dans l’obligation de diffuser cette information sans consentement. De tels cas peuvent inclure les circonstances suivantes :

a) lorsque la loi ou l’ordonnance de la cour, d’une agence administrative ou d’un tribunal gouvernemental le requiert ;
b) lorsque nous estimons, sur la base de motifs valables, qu’il est nécessaire de protéger les droits, la vie privée, la sécurité et la propriété d’une personne ou d’un groupe identifiable ;
c) lorsqu’il est nécessaire de déterminer ou percevoir les sommes qui nous sont dues ; 
d) lorsqu’il est nécessaire de nous donner la permission d’obtenir les réparations en notre nom, ou de limiter les dommages que nous pourrions subir ; ou encore,
e) lorsque l’information est du domaine public. 

Lorsque nous sommes contraints de diffuser ou de communiquer les informations sans consentement, nous ne publierons que les informations strictement nécessaires.

Consentement et liberté de choix

À moins que la loi le permette, aucun renseignement personnel n’est recueilli sans obtenir tout d’abord le consentement de la personne concernée par l’utilisation et la dissémination de cette information. Cependant, il se peut que nous demandions le consentement d’utiliser et de diffuser des renseignements personnels recueillis, lorsque nous souhaitons y recourir pour une raison différente et la personne concernée n’a pas déjà consenti à ladite utilisation de ses données personnelles.

Lorsque vous nous fournissez des renseignements personnels, vous acceptez cette politique et consentez au recueillement, à l’utilisation et à la diffusion de vos renseignements personnels, en accord avec ces directives. De plus, nous vous demanderons de temps en temps à fournir, le cas échéant, des autorisations et des consentements spécifiques.

Dans la plupart des cas et sous condition de restrictions légales, vous êtes libre de refuser ou de retirer votre consentement à tout moment, sous réserve d’un préavis raisonnable. Par exemple, vous pouvez toujours vous désinscrire de nos listes de diffusion. Rappelez-vous que dans certaines circonstances, les services ne peuvent être offerts que si vous nous donnez des renseignements personnels. Par conséquence, si vous choisissez de ne pas nous donner les informations nécessaires, nous ne pourrons pas toujours vous proposer les services demandés. Nous vous informerons des conséquences des modalités de retrait de consentement dans ces cas-là.

L’exactitude et la rétention des renseignements personnels

Nous nous efforçons de nous assurer que tout renseignement personnel donné et en notre possession est aussi correct, mis à jour et complet que l’exige les fins pour lesquelles il est utilisé. Si nous prenons connaissance de renseignements incorrects, incomplets ou obsolètes, nous modifierons les données en question et, si nécessaire, nous ferons tous les efforts possibles pour en informer les tiers à qui nous avons communiqué l’information incorrecte, pour qu’ils puissent corriger leurs données internes.

Nous gardons vos renseignements personnels pour aussi longtemps qu’ils sont requis, en vertu des raisons pour lesquelles ils ont été recueillis. Les délais de retenue des données varient en fonction des services et de la nature des informations. La période de retenue peut s’étendre au-delà de la fin d’une relation avec nous, en raison de la nécessité de réunir les informations suffisantes dans l’éventualité de problèmes pouvant survenir à une date ultérieure.

Lorsque nous n’avons plus besoin de vos renseignements personnels requis, nous avons des procédures en place pour les détruire, supprimer, effacer ou les convertir en caractères anonymes.

En ce moment, nous gardons principalement les renseignements personnels dans les villes de Mississauga, Ontario (CAN), de Minneapolis, Minnesota (USA) et dans les endroits où nous avons des sites de stockage ou dans les villes où sont localisés nos salons.

Protection des renseignements personnels

Nous nous efforçons de maintenir la sécurité physique, procédurale et technique des bureaux et des sites de stockage, afin d’éviter toute perte, abus, accès non-autorisé et toute modification des renseignements personnels. Cela s’applique également au retrait ou à la destruction des renseignements personnels.

Nous prenons des mesures supplémentaires pour protéger les renseignements personnels : seuls les employé(e)s que nous désignons peuvent en prendre connaissance pour pouvoir proposer nos services.

Si un(e) employé(e) de notre compagnie exploite abusivement les informations, cette personne a commis une infraction sérieuse et fera l’objet de mesures disciplinaires appropriées allant jusqu’à la cessation d’emploi. Si une personne ou une organisation utilise abusivement des informations, fournies à l’origine pour répondre aux demandes de nos services internes ou pour mieux cibler nos communications avec les client(e)s, la situation sera considérée comme grave et des mesures disciplinaires peuvent s’appliquer, allant jusqu’à la cessation de tout accord entre notre compagnie et cette personne ou organisation.

Consultation et mise à jour de vos renseignements personnels

Nous permettons les droits d’accès et de recours raisonnables des renseignements personnels stockés et nous nous efforçons de les fournir dans un délai convenable (en général dans les 30 jours suivant la demande à cet effet). Afin de se prémunir contre les demandes d’accès frauduleuses et avant de concéder des droits d’accès ou de corrections, nous demandons des informations supplémentaires raisonnables nous permettant de confirmer que la demande est légitime.

Nous présenterons l’information dans nos fichiers sous une forme facile à comprendre. Nous nous réservons le droit de ne pas apporter de changements aux renseignements personnels ; cependant, nous annexerons tout texte de remplacement que la personne concernée juge approprié et souhaite ajouter.

Nous nous réservons le droit de refuser l’accès aux renseignements personnels dans les cas où l’information :

a) diffuse (i) des renseignements personnels, y compris des opinions et préférences concernant une autre personne ou une personne décédée ; ou (ii) des secrets professionnels ou autres informations industrielles confidentielles pouvant nous porter préjudice ou nuire à la position concurrentielle d’un tiers ;
b) interfère avec des négociations contractuelles ou d’une autre nature concernant notre compagnie ou un tiers ;
c) est protégée par le privilège juridique avocat-client(e) ou par l’obligation de confidentialité dans les litiges ou autres ; 
d) est difficile d’accès et le coût associé pour donner suite à la demande serait disproportionné par rapport à la nature ou à la valeur de l’information requise ;
e) n’existe pas, n’est pas détenue par notre compagnie, ou ne peut pas être trouvée ; 
f) peut raisonnablement entraîner (i) des conséquences néfastes au traitement ou à la convalescence de la personne concernée, (ii) un préjudice émotionnel sérieux pour la personne concernée ou une autre personne liée, ou encore (iii) un préjudice physique grave à une autre personne ;  
g) peut nuire ou interférer avec les activités d’application de la loi et autres fonctions d’enquêtes et règlementaires d’un organisme autorisé par la loi pour mener à bien ces activités ; ou enfin,
h) peut être contraire à l’intérêt de la personne ou la compagnie ou refusée dans le cadre de la législation en question.

Lorsque l’information ne peut être ni communiquée, ni diffusée, la personne effectuant la demande sera informée des motifs de non-divulgation.

L’accès pour vérification ou correction de vos données sera gratuit ; cependant, si vous souhaitez une copie des documents, un montant minime peut vous être demandé, dans les limites légales autorisées.

Transparence et pratiques spécifiques aux sites Web

Nos serveurs Web assurent un suivi des données générales entre les visiteurs, leur nom de domaine, l’heure de visite, leur adresse IP et les pages accédées du site. Ces données ne sont utilisées que sous forme agrégée, afin de mieux répondre aux attentes des visiteurs. Ces informations nous aident à :

a)  gérer notre site ;
b)  diagnostiquer les problèmes techniques survenus ;
c)  améliorer et personnaliser le contenu de nos sites Web.

Lorsque vous naviguez sur l’internet, certains sites utilisent une technologie de suivi, ou encore, laissent une empreinte numérique, appelée « témoins » (ou cookies). Les « témoins » sont des petits fichiers textes qu’un serveur Web stocke sur le disque dur de l’ordinateur d’un visiteur pour le reconnaître lors de visites ultérieures. La plupart des navigateurs sont configurés par défaut pour accepter les « témoins ». Si vous ne souhaitez pas que votre ordinateur accepte ces « témoins », vous pouvez le configurer pour les rejeter ou pour vous alerter lorsqu’ils sont utilisés. Les « témoins » volatiles sont des fragments d’informations temporaires éliminés dès que la fenêtre du navigateur est fermée, ou effacés lorsque l’ordinateur est éteint. Les « témoins » volatiles sont utilisés pour améliorer la navigation des sites internet et recueillir des informations statistiques agrégées. Nos sites Web utilisent des « témoins » volatiles.

Les « témoins » permanents sont des fragments d’informations placés sur le disque dur de l’ordinateur du visiteur et y demeurent jusqu’à ce qu’ils soient effacés. Les « témoins » permanents stockent des informations sur l’ordinateur pour un bon nombre de fonctions : récupérer des informations communiquées préalablement (i.e. mots de passe), déterminer les sections du site que le visiteur trouve les plus intéressantes et personnaliser le site en fonction des préférences émises. Nos sites Web utilisent des « témoins » permanents.

Nous ne partageons aucun renseignement personnel obtenu par les « témoins » avec des tiers.

Mais nous n’avons aucun contrôle sur le contenu des sites internet des tiers : lorsque les visiteurs cliquent sur ces hyperliens placés sur nos sites, ils sortent de nos pages ; ces sites ne sont pas régis par la présente politique de protection des renseignements personnels. C’est pourquoi nous encourageons tous les visiteurs à lire la politique de confidentialité des sites visités.

Transparence d’utilisation et respect de la confidentialité des données

En cas de questions concernant : (i) l’accès à vos renseignements personnels ; (ii) nos procédures de recueillement, d’utilisation, de stockage, de gestion, de transfert et de diffusion des renseignements personnels ; ou (iii) cette présente politique, veuillez contacter notre agent chargé de la protection des renseignements personnels par courriel à l’adresse departmentcs@regiscorp.com ou par appel téléphonique au 1-877-857-2070.

Nous enquêterons sur toutes les plaintes et, si justifiées, nous prendrons les mesures appropriées pour résoudre le problème soulevé.